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Nota fiscal eletrônica: aprenda como fazer a emissão

A nota fiscal eletrônica (NF-e) é um documento fiscal indispensável na compra e venda de mercadorias, produtos e até mesmo, serviços. Ela surgiu com o objetivo de trazer facilidade para os empresários e consumidores, além de auxiliar no controle dos órgãos de fiscalização.

Neste artigo, além de conhecer os tipos mais comuns de notas fiscais eletrônicas, você vai entender como emitir o documento, quais são os seus benefícios e porque é tão importante estar atento às regras contábeis e a legislação em vigor.

Identifique o tipo de nota fiscal eletrônica que você deve emitir

Antes de pensar na emissão de um documento fiscal, o empresário deve ter clareza com relação ao tipo de documento a ser emitido. Atualmente há cinco tipos de notas fiscais eletrônicas em circulação. Elas substituem antigos modelos de papel e já são amplamente utilizadas pelas empresas. 

Veja abaixo um pouco mais sobre cada uma delas e entenda os seus conceitos e aplicações:

Nota Fiscal eletrônica (NF-e)

É o documento fiscal mais conhecido e mais utilizado. A NF-e é emitida sempre que houver uma venda de produto que sofra incidência dos Impostos sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e Impostos sobre Produtos Industrializados (IPI).

Esse documento substituiu as antigas notas fiscais de modelos 1 e 1A e serve para o comércio de produtos após a industrialização, para movimentação ou revenda dos mesmos.

Nota Fiscal de Serviço (NFS-e)

É o documento fiscal utilizado para todas os pagamentos de serviços. A NFS-e é emitida sempre que houver uma prestação de serviço que sofra incidência do Imposto sobre Serviços (ISS).

Na NFS-e, a fixação do imposto varia de acordo com o município onde ocorre a prestação do serviço. As regras para emissão (código, cálculo, prazos para cancelamento) variam de acordo com a legislação em vigor no município.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

É o documento fiscal utilizado para serviços de transporte de carga realizados dentro do território nacional. O CT-e é emitido sempre que houver uma prestação de serviço de transporte de carga que sofra incidência do ICMS.

Desde 2012 as empresas de transporte estão obrigadas a emitir o modelo eletrônico, que substitui o seu formado físico.

Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e)

É o documento fiscal utilizado para clientes finais e aplicado essencialmente no varejo. Ele também deve ser emitido sempre que houver uma operação que sofra incidência do ICMS.

As regras de emissão variam de um estado para o outro, e para saber os detalhes de cada um é necessário consultar a legislação em vigor no seu estado.

Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e)

É o documento fiscal utilizado para integração de movimentações que envolvam maior complexidade, uma vez que está vinculado a diferentes documentos. Ele é válido para empresas que fazem transportes rodoviários e são encarregadas pelo frete de mais de um CT-e. O MDF-e também pode ser utilizado em casos onde é realizado o transporte de mercadorias com mais de uma NF-e.

Principais dados a serem preenchidos em uma nota fiscal eletrônica

Como você pode ver, cada documento fiscal possui uma função distinta e regras bem claras e particulares acerca do objeto. O empresário deve estar atento a escolha do documento de forma correta, evitando assim problemas com os órgãos de fiscalização. 

A definição acerca do tipo de nota fiscal é apenas o primeiro passo na emissão do documento. Após essa etapa, é importante compreender quais são os dados a serem preenchidos e de que forma eles devem ser inseridos no documento. 

Aqui, vamos tratar da regra geral com os principais dados a serem preenchidos na nota fiscal eletrônica (NF-e). São eles:

  • dados do emitente e do destinatário (razão social, CNPJ, endereço, etc.);
  • descrição do produto objeto da transação;
  • indicação do frete com identificação do responsável pelo transporte, valor do respectivo frete e volumes movimentados;
  • descontos, caso existam;
  • Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP);
  • Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM);
  • ICMS incidente;
  • IPI incidente;
  • informações extras (a respeito de créditos de ICMS e o seu respectivo valor, por exemplo).

Como mencionado, cada documento fiscal possui uma exigência distinta e regras que podem variar de acordo com as características da empresa, do produto ou prestação do serviço e da legislação aplicável (que varia de acordo com o município ou estado).

Portanto, é necessário conhecer muito bem quais são as regras aplicáveis ao seu negócio em particular, uma vez que elas são determinantes para o correto preenchimento dos documentos fiscais em geral.

Fique atento às informações constantes na NF-e

Ao emitir uma nota fiscal eletrônica, a empresa deve estar atenta a alguns dados importantes do seu preenchimento, como:

  • dados do emitente e destinatário: o preenchimento correto dos dados do emitente e do destinatário são extremamente importantes para a regularidade do documento fiscal, então não deixe de conferir todas as informações antes de finalizar a emissão do documento;
  • Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP): é o código que identifica a natureza de circulação da mercadoria ou da prestação de serviços;
  • indicação correta do serviço ou produto fornecido, já que estão atreladas a esta informação a tributação incidente e o documento fiscal que deve ser emitido;
  • indicação de substituição tributária, nos casos em que houver.

O preenchimento correto das informações garante o recolhimento apropriado de impostos e a garantia de legalidade das operações. É muito comum encontrar empresas que desconhecem a importância do preenchimento das informações na nota fiscal ou ainda não valorizam esta etapa do negócio, principalmente no que diz respeito a dados como o CFOP, CSOSN, NCM e impostos incidentes.

Erros relacionados à emissão da nota fiscal eletrônica podem ser facilmente identificados em uma operação de fiscalização, o que pode vir a causar inúmeros problemas para a empresa, tais como um processo administrativo e a imposição de multas pesadas. 

Por isso, caso você tenha dúvidas em relação a essas informações e ao correto preenchimento da nota fiscal eletrônica, é recomendado buscar orientações com um contador. Além de conhecer a legislação aplicável, esse profissional poderá auxiliar você acerca da compreensão da situação da sua empresa e da tributação relacionada a ela.

É imprescindível que o empresário conheça o seu negócio e entenda como os processos contábeis são importantes para o crescimento e desenvolvimento saudável da empresa.

Quer aprofundar o seu conhecimento sobre nota fiscal eletrônica? Então confira este artigo especial que apresenta os 5 diferentes tipos de documentos fiscais eletrônicos.

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