No dia a dia de pessoas físicas ou jurídicas (empresas) são exigidas certidões para diversos processos, como a obtenção de empréstimos, contratação com órgão público, criação de parcerias, conclusão de processos seletivos, entre outros. Mas você sabe para o que serve e quais os tipos de certidão?
Entender como funciona esse documento e saber quais são eles é essencial para garantir oportunidades de mercado e, consequentemente, o pleno desenvolvimento empresarial.
Quer saber por que as certidões negativas são tão importantes? Então, acompanhe a leitura deste artigo! Aqui trazemos seu conceito, expomos suas funções, listamos os 6 principais tipos e, no fim, explicamos a importância da contabilidade na sua obtenção. Confira!
O que é e para o que serve uma certidão negativa?
As Certidões Negativas de Débitos (CNDs) são documentos que evidenciam a inexistência de pendências financeiras em nome do indivíduo ou companhia, perante o órgão do governo que a emitiu. Elas comprovam que o contribuinte pagou seus impostos em dia, além de conter os seus dados atualizados.
Apresentá-las é um requisito para participar de licitações públicas (processo que define a empresa que fecha contrato público), que são excelentes oportunidades para o desenvolvimento de um negócio. Elas também são exigidas para atividades como:
- compra e venda de imóveis;
- realização de auditorias;
- solicitação de empréstimos e financiamentos;
- abertura de crediários.
Além disso, cada vez mais, as empresas privadas estão exigindo regularidade perante o fisco para criar parceiras e firmar contratos. Desse modo, não ser capaz de obter as CNDs é uma grande desvantagem no mercado.
Contudo, nem todas as certidões dizem respeito à comprovação de pendências. Por exemplo, a de distribuição (“nada consta”) comprova existência ou não de processo judicial ou fiscal em nome da pessoa. Outro exemplo é a de inteiro teor, que reproduz o conteúdo de um livro de registro.
Quanto às certidões de débito, existem três categorias que trazem diferentes dados dos requerentes, confira quais são elas:
- certidão positiva: informa que a organização detém pendências;
- certidão positiva com efeito de negativa: contribuinte têm pendências, porém já iniciou o procedimento de regularização;
- certidão negativa: não existe pendência junto ao órgão que a emitiu.
Várias certidões podem ser emitidas de forma online, bastando que seja solicitado no domínio.
Quais são os tipos de certidão?
São inúmeros os tipos de certidões existentes, que devem ser requeridas perante vários órgãos do governo. Abaixo listamos as mais comuns de serem requisitadas na rotina da maioria das organizações.
1. Certidão de débitos de tributos federais e da Dívida Ativa da União Receita Federal
Para obtê-la, a empresa não deve ter débitos ou omissões perante a Secretaria da Receita Federal do Brasil (SRFB), e a Procuradoria Geral da Fazenda Nacional (PGFN), que são os órgãos responsáveis pela fiscalização e recolhimento de tributos federais, como o Imposto de Renda, de Importação, de Exportação etc.
Seu prazo de validade é de 180 dias. É importante ressaltar que, ela também considera eventuais débitos do INSS e pode ser facilmente emitida pelo domínio oficial da Receita Federal do Brasil.
2. Certidão Negativo de Tributos Municipal
São dois tipos de certidões que podem ser emitidos pelo município, uma delas é a CN de Tributos Imobiliários, que comprovam a inexistência de débitos relacionados a um imóvel, como:
- IPTU – Imposto Predial Territorial Urbano;
- ITBI – Imposto de Transmissão de Bens Imóveis;
- taxa de asfalto;
- taxa de conservação;
- coleta de lixo.
Caso o contribuinte não seja proprietário de um imóvel, o documento é facilmente obtido. Já a segunda é a CN de Tributos Mobiliários, que refere aos tributos que não são relacionados a imóveis, como:
- ISS – Imposto sobre Serviço;
- taxas de publicidade;
- contribuição de iluminação pública.
Ambas são emitidas pela prefeitura da cidade onde se encontra o estabelecimento principal da empresa e têm validade de apenas 30 dias. Entretanto, a emissão depende de cada município, alguns permitem emissão pela internet e outros não. Também é possível que seja exigido a Inscrição Municipal junto ao CNPJ.
3. Certidão Negativa de Protesto
Emitido por um Cartório de Protesto, essa entidade tem a finalidade de formalizar a impontualidade de pagamento de um cheque pré-datado, notas promissórias, permuta, duplicatas de serviço ou mercantil, contratos em geral, boletos e outros documentos que geram uma dívida.
Essa certidão comprova que ninguém realizou um protesto nesse tipo de cartório, presumindo que o solicitante da certidão paga suas dívidas em dia.
4. Certidão de Débito Estadual
Comprova que o contribuinte está regular em relação aos tributos estaduais, como o ICMS, IPVA e ITCMD. Ela é emitida pela Secretaria da Fazenda de cada estado e, por isso, tem diferentes critérios e exigências, conforme o ente federado em que se encontra a empresa. Porém, todos tem validade de 60 dias.
5. Certidão Negativa da Justiça do Trabalho
A certidão é emitida pelo Tribunal Superior do Trabalho (TST), entidade máxima do poder judiciário que lida com os direitos trabalhistas. Ela será negativa se a pessoa não tiver inadimplência em processos perante a Justiça do Trabalho.
As dívidas consistem em obrigações de pagar ou fazer, impostas por sentenças judiciais ou acordos trabalhistas, incluindo custas processuais, multas, honorários de perito etc.
O documento tem validade em todo o território nacional e é emitido gratuitamente pelo TST, com validade de 180 dias. O tribunal também mantém uma lista de empregadores que têm algum desses débitos no Banco Nacional de Devedores Trabalhistas (BNDT).
6. Certidão de FGTS
Comprova que o indivíduo está cumprindo todas as obrigações legais em relação ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS). Isso independente se a empresa tem funcionário ou não (como um MEI, por exemplo)
Sua validade é de apenas 30 dias e é essencial para negociar com instituições de crédito e com órgãos da Administração Pública.
Qual a importância da contabilidade para essas certidões?
A legislação fiscal e trabalhista brasileira é extensa, complexa e bastante punitiva. Desse modo, é possível que as organizações deixem de exercer suas obrigações legais por erros de interpretação, cálculo ou pelo simples desconhecimento de detalhes sobre o assunto.
Contudo, uma das consequências da irregularidade é a impossibilidade de emissão dessas CNDs, o que impede que as empresas aproveitem as oportunidades. Por essa razão, investir em um serviço contábil é fundamental para a manutenção da competitividade da companhia.
Os profissionais contábeis saberão exatamente quais são as obrigações principais e acessórias, como calculá-las, seus prazos, qual o procedimento para o pagamento etc. É importante saber também que o setor contábil vai além de simples contas, realizando serviços como:
- elaboração do planejamento tributário: que é um conjunto de estratégias que buscam a minimização de despesas com tributos de forma completamente legal;
- atualização das normas tributárias: constantemente leis alteram regras dos tributos e os contadores sempre estão a par das mudanças;
- modernização da empresa: o envio de informações de acordo com o novo sistema SPED;
- regularização da empresa: realiza a inscrição estadual e municipal, alvarás, emite Notas Fiscais, entre outros;
- auxilia na gestão: cadastro de estoque, gestão de empregados, preço de venda entre inúmeros outros serviços.
Como você pôde conferir, ser capaz de obter as CNDs é fundamental para o crescimento de um negócio! Após a leitura desta publicação, esperamos que você tenha entendido quais são os tipos de certidão mais utilizados na rotina de uma empresa, suas finalidades e como obtê-las.
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