Muitas empresas se deparam com uma série de dúvidas durante o processo de contratação de serviços contábeis. Esses questionamentos ocorrem principalmente em razão da grande oferta de profissionais no mercado e em função do rol considerável de serviços disponíveis.
Neste artigo, preparamos seis dicas essenciais que ajudarão na contratação desse tipo de serviço, levando em consideração fatores como: prestação de serviços essenciais para pequenas e médias empresas, atendimento personalizado, emissão de guias de impostos, processamento de folha de pagamentos e entrega de obrigações acessórias.
Quer saber mais? Então confira as nossas dicas a seguir e não erre na contratação da empresa contábil que assessorará o seu negócio!
1. Conheça quais são os serviços prestados pela empresa contábil
Com certeza, o primeiro aspecto que deve ser considerado durante o processo de contratação de uma empresa contábil é a investigação acerca do porte da sua empresa e das obrigações contábeis atreladas a ela.
Por exemplo, quem atua como MEI não tem a obrigação de contratar um contador, tendo em vista o número reduzido de obrigações contábeis. Todavia, muitos profissionais que desempenham suas atividades como microempreendedores individuais optam pela contratação de profissionais para auxiliar e gerir o pagamento dos impostos e a entrega da declaração anual.
Além disso, muitos MEIs acabam migrando para a modalidade Microempresa com o crescimento de seus negócios, nesses casos, o serviço de contabilidade é imprescindível.
Depois de identificar qual é o enquadramento do seu negócio e as perspectivas para o futuro, você deve avaliar quais são os serviços contábeis úteis e necessários para o negócio, como por exemplo: emissão e gestão da folha de pagamento, emissão de certidões negativas, apuração de impostos, gestão de impostos, emissões de guias, emissão de notas fiscais, alterações contratuais, etc.
Durante a contratação você deve ter essas informações em mente, pois será necessário avaliar a experiência e a disponibilidade do contador na prestação dos serviços essenciais, garantindo o correto funcionamento da sua empresa.
2. Busque indicações de outras empresas que já atuam com o prestador do serviço
A segunda dica vale para qualquer contratação de serviço. Ela diz respeito à busca de indicações de outras empresas que já atuam com aquele profissional ou grupo que você pretende contratar.
Conheça o rol de clientes atendidos pelo escritório de prestação de serviços contábeis que você está inclinado a contratar e entre em contato com esses clientes, buscando um feedback a respeito do atendimento e do trabalho desenvolvido pelos contadores.
Além de trazer mais segurança, esse tipo de iniciativa permite que você tenha visões diferentes sobre o profissional, auxiliando no seu amadurecimento a respeito da viabilidade de dar continuidade na contratação.
3. Avalie a comunicação e o atendimento preliminar da assessoria
A terceira dica é muito importante e deve ser avaliada com atenção durante o período de contatos iniciais com o prestador de serviços contábeis. A comunicação com o escritório deve ocorrer de forma clara e ágil. Lembre-se de que a forma como o contador se comunica e lhe dá os retornos representa exatamente a forma como ele trabalhará no futuro, caso você o contrate.
Se o atendimento preliminar, o retorno e a comunicação for prejudicada ou deficitária já nos primeiros contatos, é provável que a empresa não tenha um perfil adequado para atender o seu negócio.
Por outro lado, se você identificar agilidade e clareza no atendimento e comunicação, é um indício que pesará positivamente na contratação do contador.
4. Analise o sistema de comunicação adotado na rotina de prestação dos serviços contábeis
Outra dica de um critério relevante na contratação de um serviço contábil é a avaliação do tipo de comunicação adotada pelo prestador do serviço, tendo em vista que esse fator é importante quando se trata da análise das necessidades do seu negócio.
Hoje existem profissionais que atuam de forma 100% online, outros que atuam exclusivamente de forma presencial e, ainda, há contadores que mesclam as duas formas de comunicação (online e presencial). Em geral, essa terceira hipótese é a mais adequada pois garante a agilidade do processo online mas não exclui a relevância de assessorias e atendimentos presenciais.
Muitas empresas possuem uma demanda relevante e precisam de um suporte presencial, sendo que, nesses casos, o contador que atua exclusivamente online pode não ser capaz de atender a todas as suas necessidades.
5. Verifique se a empresa está credenciada nos órgãos de registro e fiscalização
Outro fator importante e que muitas vezes as empresas esquecem de pesquisar é a análise acerca da legalidade do escritório de contabilidade ou do contador. Dessa forma, nossa dica é que antes de contratar, você confira se o profissional está cadastrado nos órgãos competentes: Conselho Regional de Contabilidade (CRC) e Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis (SESCON).
Esses órgãos são responsáveis pelo registro e fiscalização das atividades dos profissionais que atuam no ramo contábil.
6. Avalie o conhecimento da empresa de serviços contábeis no seu ramo de atuação
Por fim, a última dica trata de outra questão extremamente importante durante o processo de contratação de uma empresa de serviços: o conhecimento e experiência no seu ramo de atuação.
Mesmo que existam conhecimentos comuns a todos os profissionais de contabilidade, prestadores de serviços que atuam especificamente em um mercado contam com uma experiência e um diferencial interessante que pode trazer mais segurança para o seu negócio.
Avaliar essa situação é importante, principalmente com as mudanças constantes que têm ocorrido no mercado digital e com a gama de novos serviços que surgem.
Além disso, vale destacar que é sempre bom avaliar a experiência do contador com relação ao atendimento de empresas com o mesmo porte que o seu, tendo em vista que esses profissionais costumam oferecer um serviço mais personalizado e mais adequado às suas necessidades.
Ao contratar um prestador de serviços contábeis é essencial ter em mente que tal tipo de serviço é importante sob dois principais aspectos: o primeiro, é o formal, já que oferece segurança jurídica e tributária, permitindo a aplicação da lei e o cumprimento de todas obrigações tributárias e legais no âmbito contábil; o segundo aspecto diz respeito à questão estratégica.
A contabilidade é hoje uma excelente ferramenta estratégica já que os dados gerados pelos relatórios e análises contábeis são uma fonte inesgotável de informações valiosas para o direcionamento das atividades e a gestão do negócio.
Dessa forma, além das competências básicas, o contador também pode ajudar o empresário em áreas mais estratégicas, como no planejamento financeiro e na gestão do negócio. Essa habilidade deve ser aproveitada pelo empresário, que pode encontrar no contador um excelente profissional para assessorar o processo de tomada de decisões.
Se você quer saber mais sobre gestão estratégica e prestação de serviços contábeis entre em contato conosco. Nossos profissionais estão disponíveis para oferecer um serviço dinâmico e adaptado às necessidades do seu negócio.
